Sekretariat Assistent


Assistent/Sachbearbeiter im Sekretariat (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Assistenten im Sekretariat.

Ihre Tätigkeit umfasst:

Sie übernehmen die administrative Koordination der Korrespondenz, Reiseplanung und die Terminorganisation unseres Intendanten und kaufm. Geschäftsführers. Sie vermitteln die eingehenden Telefonate und sind erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Gäste der Geschäftsführung. Sie bearbeiten den Postein-und Postausgang der TOG. Sie koordinieren das interne Aktenmanagement des Intendanten und des kaufm. Geschäftsführers. Sie unterstützen den Digitalisierungsprozess (Nutzung von Intranet. Erweiterung von Intranet). Ebenfalls übernehmen Sie die Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Dokumenten und Präsentationen, Fristenkontrolle allgemeiner Vorgänge, Korrespondenz; eigenständiges Formulieren von Schreiben aufgrund von mündlichen Stichwortvorgaben,Bewerbermanagement (Eingang, Zwischenbescheide, Einladung und Terminabstimmung zum Vorstellungsgespräch, Absagen) in Absprache mit der Personalabteilung, Erstellung und Überwachung von Gastverträgen sowie die Jubiläen und Geburtstagsüberwachung.

Anforderungen:

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufm. Bereich und haben Berufserfahrung. Sie sind freundlich, höflich und hilfsbereit. Sie sind sich bewusst über die Wichtigkeit absoluter Verschwiegenheit. Sie interessieren sich für Kultur und unser Theater und dessen Aktivitäten. Sie kommunizieren sehr gut in Deutsch und Englisch und besitzen sehr gute MS Office Kenntnisse und haben keine Scheu, sich in neue Theaterspezifische Programme einzuarbeiten.

Die Kernarbeitszeiten im Vorzimmer in Neustrelitz sind von 9:00 Uhr bis 15:30 Uhr Montag bis Freitag.

Wir bieten:

Neben einer spannenden und abwechslungsreichen Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum bieten wir Ihnen eine offene und sehr kommunikative Unternehmensstruktur.

Die betriebliche Altersvorsorge erfolgt über die ZMV. Die Arbeitsorte sind hauptsächlich in Neustrelitz und je nach Bedarf in Neubrandenburg. Die Vergütung erfolgt nach TVöD. Die Anstellung erfolgt in Vollzeit

Bewerbungen mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 15.02.2022 bitte direkt an

Theater und Orchester GmbH Neubrandenburg/Neustrelitz

Steffi Henning-Schult
Friedrich-Ludwig-Jahn-Str. 14
17235 Neustrelitz

oder vorzugsweise in einer Datei an: personal@tog.de

(im PDF-Format und nicht größer als 2 MB)

Wir bitten um Verständnis, dass wir aus Verwaltungs- und Kostengründen Ihre Bewerbungsunterlagen leider nicht zurücksenden können. Wir empfehlen Ihnen daher, keine Bewerbungsmappen zu verwenden und sämtliche Bewerbungsunterlagen in Kopie einzureichen. Die Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerber/innen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.

Für weitere Informationen:

Tel: 039 81 – 277 114
Steffi Henning-Schult
E-Mail: personal@tog.de